De nombreux projets réussissent, satisfont les commanditaires et les utilisateurs et sont conformes au cahier des charges initial. La littérature managériale a compilé les bonnes pratiques en conduite de projets et des corps de doctrine ont permis des améliorations continues dans la gestion de projets. Pourtant, nous avons tous entendu parler ou vécu l’expérience de projets ayant totalement ou partiellement échoué. Pourquoi est-ce arrivé ? Comment cela aurait-il pu être évité ?
A partir des témoignages les plus fréquents entendus dans nos formations, nous nous concentrons sur les points clefs sans lesquels le projet aura de fortes probabilités d’être en échec :
- Des objectifs définis : des objectifs trop flous fragilisent le projet dès sa phase d’initialisation. Soit la décision des commanditaires repose sur des éléments imprécis, soit le travail d’explicitation, d’approfondissement et de reformalisation n’a pas été conduit. La phase de validation doit être précédée d’une analyse à partir de critères pertinents qui serviront à poser le projet sur des bases solides : un projet doit être initialisé à partir d’éléments concrets pour atteindre des objectifs précis sur un périmètre défini.
- Un chef de projet légitime: il doit avoir une expérience reconnue dans la conduite de projet et disposer d’un leadership établi pour animer une équipe en dehors des liens hiérarchiques. Plus qu’un expert technique, c’est une personne reconnue pour son sens du consensus, de la négociation à l’esprit habile et intellectuellement agile capable de saisir rapidement les enjeux d’une difficulté.
- Un comité de pilotage opérationnel : instance de décision incontournable dans un projet transversal, il doit être constitué par des personnes impliquées. Le comité de pilotage (« copil ») doit garantir le suivi du projet, avoir une vue d’ensemble du projet, connaître l’état d’avancement et permettre la prise de décisions lors des ouvertures et clôtures de phases. Un projet non porté par le « copil » est un projet en difficulté.
- Une préparation approfondie : on n’a pas le temps de préparer mais on trouve le temps de recommencer trois ou quatre fois telle ou telle étape par défaut d’anticipation ! L’analyse et le découpage des tâches, l’estimation des durées, la planification, l’allocation des ressources, la gestion des risques et le plan de communication doivent faire l’objet d’un travail minutieux et documenté en amont. Beaucoup de projets sont mis en difficultés sur des points qui auraient pu être identifiés et traités pendant la préparation.
- Une communication claire et régulière : il ne s’agit pas tant de communiquer tous azimuts mais d’identifier les cibles, structurer les messages et définir à chaque fois un objectif précis sur les attentes de chacun. Communiquer sur un projet, c’est identifier les personnes qui seront impactées, savoir quels seront les objectifs, appréhender les contenus des messages, planifier les actions, choisir les supports et évaluer les coûts.
De nombreuses difficultés ne manqueront pas de surgir : qu’elles soient techniques, budgétaires, organisationnelles, elles jalonneront le déploiement du projet au gré des circonstances et selon la nature intrinsèque du projet. Mais les cinq principes clefs énoncés ci-dessous constituent le socle nécessaire pour qu’un projet ne soit pas structurellement mis en difficulté. Nous traitons en priorité ces points dans nos différentes formations à la méthodologie dans le programme conduire des projets.
