Martingale du management mais problème récurrent, nous abordons ici la réunion inutile où tout le monde déclare avoir perdu du temps ! Ceux qui n’ont jamais vécu ce rituel de la vie en entreprise peuvent passer à l’article suivant. Pour les autres, soit 90 % des cadres, il y une question récurrente : pourquoi tant de réunions inutiles ? Les études montrent que l’absence de méthode en est souvent la cause.
Il nous paraît important de proposer cinq règles faciles à mettre en œuvre et qui peuvent améliorer la gestion du temps des managers et de leurs équipes.
La première règle est de supprimer la réunion automatique. Souvent fixée le lundi, elle ne répond que très rarement à des exigences vraiment opérationnelles. Elle installe une routine et sauf si elle donne automatiquement lieu à une production (planning, répartition des tâches) on y ronronne. On peut la remplace par un fichier partagé pointant les problèmes à régler, leur importance et les priorités que le manager pourra arbitrer avec ses collaborateurs.
La deuxième règle concerne l’objectif de la réunion. Elémentaire mais tellement flou et mal cadré. Beaucoup pensent que de parler d’un problème c’est déjà le résoudre. Il est impératif de formaliser l’objectif de la réunion (une décision, une solution, une note, un plan d’action etc.). Si une liste d’ordres du jour tourne dans le service, il est d’autant plus facile de faire murir ce que la réunion apportera de plus.
La troisième règle relève autant de l’efficacité que du savoir vivre. Si vous êtes l’organisateur exigez le plus diplomatiquement possible l’extinction des smartphones. Il s’agit d’un problème de culture à partager au sein de l’entreprise. Nous connaissons tous cette addiction et c’est une raison de plus pour essayer d’en limiter les effets pervers (déconcentration, perte de temps, mauvaise communication possible entre les personnes etc.). Si la réunion est longue, prévoir un pause message.
La quatrième règle repose sur le choix de la longueur de la réunion. Il ne faut pas confondre réunion et marathon. Au-delà d’une heure trente grand maximum, les esprits s’évadent et à moins d’être dans une réunion de crise, le rendement sera décroissant.
La dernière règle repose sur la qualité de l’animation. Elle repose sur trois facteurs : être rigoureux dans la structuration de la communication, donner la parole à tous, faire produire le groupe vers l’objectif. Ce qui veut dire ne pas sauter d’une idée à l’autre, arrêter les monologues et les digressions, stimuler les timides et ne pas remettre la solution à la prochaine réunion.
Lors des formations AFCOS, nous insistons régulièrement sur le fait que la réunion est un outil managérial. Comme tout outil, mal utilisé il ne répond plus à sa fonction.
Il existe bien d’autres points à approfondir et nous y reviendrons.
